「ビデオ会議」とはインターネット環境を通じ、遠方にいる相手と会議ができるコミュニケーションツールのひとつです。対面会議のように、同じ空間に同席する必要がないため、自宅や出張先など様々な場所から会議に参加することができます。クラウドストレージ上で会議資料の共有もできるため、ペーパーレスにも繋がります。
「ビデオ会議」では「テレビ会議」と違い、自分の席で自分のパソコンから参加することができます。
※「テレビ会議」とは、会議室などに設置してある専用機器を使用し、多人数が集まり「グループ対グループ」で会議をすること
ビデオ会議システム
ビデオ会議システムには様々なツールがあり、無料版や有料版があります。無料版には制限がありますので、会議の規模やニーズによって使い分けてください。
「Google Meet」「Microsoft Teams」は学内アカウントを利用すると、大学が契約している「教育機関版」が在籍期間中は利用できます。
代表的なビデオ会議システムの機能については、以下をご参照ください。
（2024.4月現在）
Google Meet
・アプリ …あり ブラウザでも可
・アカウント …主催者が無料プランの場合、参加者ともにGoogleアカウント要
主催者が有料プランの場合、参加者のGoogleアカウント不要
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・無料版(個人)…人数：最大100人
時間：1対1(2人)の会議の場合、最大24時間
3~100人の会議の場合、最大1時間
録画録音：不可
・教育機関版 …人数：最大100人
時間：最大24時間
録画録音：不可
・有料版 …人数：プランにより最大150人、500人、1000人
時間：最大24時間
録画録音：8時間
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- 「Google Meetのマニュアル」は こちら (Google Meet ヘルプ)
- 「Google Meetのマニュアル」は こちら (e-キャンパスセンター作成)
※閲覧には学内アカウントで Google にログインする必要があります
Microsoft Teams
・アプリ …基本的に必須
(スマートフォンでアプリではなく、PC版を開く場合は不具合あり)
PC、Macはブラウザからでも可
・アカウント…主催者のみTeamsアカウント要
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・無料版 …人数：最大100人
時間：1回60分まで
録画録音：不可
・教育機関版…人数：最大300人
時間：最大30時間
録画録音：4時間(MP4形式で保存)
・有料版 …人数：最大300人
時間：最大30時間
録画録音：4時間(MP4形式で保存)
※教育機関版と同一
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- 「Microsoft Teamsのマニュアル」は こちら（Microsoft サポート）
- 「Microsoft Teamsのマニュアル」は こちら（e-キャンパスセンター作成）
※閲覧には学内アカウントで Google にログインする必要があります
ZOOM
・アプリ …必須
ブラウザ使用可能であるが、使用できるブラウザに制限あり
Chrome / Firefox / Chromium Edge 推奨
・アカウント…主催者のみZOOMアカウント要
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・無料版 …人数：最大100人
時間：1回40分まで
録画録音：40分(ローカル保存のみ)
・有料版 …人数：プランにより最大300人、1000人
時間：最大30時間
録画録音：30時間(ローカルとクラウド上保存可能)
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- 「ZOOMのマニュアル」は こちら (ZOOM サポート)
※e-キャンパスセンターはZoomのサービスをサポートしていません
ビデオ会議に必要なもの
環境
ビデオ会議はインターネット回線を利用して行うため、インターネット環境が必須です。
デバイスや周辺機器
インターネット環境を使用するため、パソコンやスマートフォン等が必要です。また、状況次第では、カメラやマイク、スピーカーを準備してください。
ビデオ会議の準備
システムの導入
参加者全員がビデオ会議システムを使用するため、参加者や用途を踏まえたうえで、選ぶことをお勧めします。また、ビデオ会議システムが使えるように、操作に慣れておきましょう。
スケジュール
遠隔地からでも参加できますので、参加者全員が会議に参加できるようにスケジュール調整をしましょう。
会議のURLや資料の用意
会議のURLは事前に案内し、会議資料のアップロードや共有をしておきましょう。スムーズに会議を進めることができます。
機材の準備と動作確認
使用する機材を準備し、事前に動作確認を行いましょう。また、音声やカメラ位置も確認し、必要であればリハーサルを行うなどしましょう。
日程のリマインド
Web会議に参加者が現れない場合があるので、主催者は事前に日程のリマインドをしましょう。
ビデオ会議前には
通信環境の確認
インターネットに接続するなど、回線が整備されているか、再度確認しましょう。
マイクの確認
発言者以外のマイクはミュートにしましょう。雑音が入ることを防げます。
カメラの確認
Web会議では、カメラをオンにしましょう。対面と同じ会議環境を作るためです。また、リアクションが見えることで、反応が確認できます。
資料の確認
クラウドストレージ上で会議資料の共有をした場合は、資料が閲覧できる状態か確認しておきましょう。
主催者は早めにログイン
主催者は会議が始まる前に、ログインを済ませておきましょう。参加者が間違って退室することを防げます。また、主催者が「参加OK」しないと入室できないWeb会議システムもあるため、参加者を待たせないようにしましょう。目安としては、5～10分前です。
セキュリティ チェックリスト
ビデオ会議を実施するにあたり、セキュリティチェックリストを公開しております。ご自由にご利用ください。
注意)学内アカウントでログインしてご使用ください。
【主催者用】
・セキュリティ チェックリスト
【参加者用】
・セキュリティ チェックリスト