本学はSDGsの取り組みの一つとして、ペーパーレス化を進めています。ペーパーレスとは文書などの紙媒体を電子化し、データとして活用することです。ペーパーレス化に取り組むことにより、紙の消費や廃棄を削減します。また、業務効率化やセキュリティも向上されます。
電子化には、セキュリティ対策が必要不可欠です。
このページでは、Googleのサービスを利用したペーパーレス会議の概要とチェック事項をご紹介します。
詳細な運用手順については、e-キャンパスセンターまでご連絡ください。
ペーパーレス化の主なメリット
業務効率
クラウドストレージ上で資料を共有すると、インターネットに接続したさまざまな機器から場所を選ばずアクセス可能です。ファイル名による検索ができるので、物理的な書類の保管にも困りません。また、共有する際も、文書を印刷する必要はありません。
セキュリティの強化
会議資料等にパスワードやアクセス権限を設定できるので、セキュリティを強化することができます。また、紙媒体の紛失や劣化の心配もなく保管場所にも困りません。
コストの削減
用紙代・インク代・トナー代・印刷機器などの印刷にかかる費用や、資料を準備する人件費を抑えることができます。また、廃棄コストも減少します。
Googleアカウントの2段階認証について
ペーパーレス会議に参加するには、利用しているアカウントの、なりすましのリスクを回避する必要があるため、Googleアカウントの2段階認証が必要です。2段階認証では、本人が設定したパスワードでログインし、本人が「手元に持っている」デバイス(スマートフォン等)にセキュリティ通知が表示され、それを操作することで認証されます。「パスワードを知っている」に「手元にデバイスを持っている」という条件が加わることで、セキュリティが強化されます。
設定方法については、以下のページをご確認ください。
・Googleアカウントの2段階認証を有効にする方法（PC版）
各種Googleサービスの利用方法は、以下のマニュアルをご確認ください。
・Google Apps マニュアル
※Google Appsマニュアルは、学内アカウントでログインして閲覧ください
OSやアプリの最新バージョンを適用
パソコンやスマートフォンなどのOSやアプリなどを最新の状態にしていないと、パソコンの動作が遅くなったりサイバー攻撃の標的となるリスクが高くなります。
OS、アプリの最新バージョンを適用することにより、機器やアプリの不具合の改善や新しい機能の追加、セキュリティが向上します。アップデートの適用状況は必ず確認しましょう。
（参考）
Windows と ESET のアップデート方法については、以下をご確認ください。
※Mac の利用環境をアップグレードする際は、セキュリティソフトが対応を開始次第、行ってください。
セキュリティ チェックリスト
ペーパーレス会議を実施するにあたり、セキュリティチェックリストを公開しております。ご自由にご利用ください。
注意)学内アカウントでログインしてご使用ください。
【主催者用】
・セキュリティ チェックリスト
【参加者用】
・セキュリティ チェックリスト