ファイルを保存する方法

パソコン利用環境において、作成中のファイルを消失リスクを最小限に抑え、安全かつ効率的にファイルを保存・管理できるよう、以下にまとめました。

1. はじめに：ファイルの保存場所がなぜ大切なの？

レポートや課題を作成する際、
「どこにファイルを保存するか」はとても大切なポイントです。

チューミ

この前、作成途中のファイルが

どこに行ったか分からなくなってしまったの。

チュータ

このマニュアルでは、「大切なファイルを安全に守るには、どこに・どうやって保存すればよいのか？」を、分かりやすいように説明するよ。

パソコンの中（ローカル）に保存すると、作業中は便利ですが、 PCの電源を切ったり、突然フリーズしてしまった場合、せっかく作ったファイルが消えてしまうことがあります。

大学のパソコン教室や貸出用PCを使っている場合は、セキュリティポリシーにより、電源をOFFするとローカル上のすべてのファイルは削除されます。

一方で、Googleドライブ(*1)やOneDrive(*2)といったクラウドサービスを使えば、インターネットを通じて自分のファイルを安全に保存でき、どのパソコンからでもアクセスできるというメリットがあります。

*1: Googleの提供するストレージサービスのこと。熊本学園大学はGoogle社が教育機関向けに提供している「Google Workspace for Education 」を契約しており、学内アカウントで各種Googleのサービスを利用することができます

*2: Microsoftの提供するストレージサービスのこと。熊本学園大学では、本学の学生および常勤の教職員を対象としたMicrosoft 365ライセンスを契約しています。Microsoft 365 は学内アカウントで利用可能です。

チュータ

ファイルの保存場所は大きく分けて

・作業中PC内

・クラウド　の2点

クラウドはさらに、学内アカウントで利用可能な2種類のドライブがあるよ

保存場所	特徴・メリット	注意点
ローカル（作業PC内）	作業中の保存が速い	フリーズすると作業中未保存の内容は消失 / 学内PCの場合は電源断で削除される
Googleドライブ	Gmail等のGoogleと連携、自動保存機能あり	インターネット接続が必要 WordなどのOfficeファイルを保存することはできるが、レイアウトが再現しきれないことがある
OneDrive	Microsoft365連携、自動保存機能あり	インターネット接続が必要

保存先と特徴の違い

チューミ

用途に応じてどれを使ってもいいのね。先生の指示に従いましょう。

チュータ

ローカルで作成中のファイルは、「ファイル名を付けて保存」するまでは、パソコンのメモリや一時ファイル（テンポラリファイル）として一時的に保存されている状態です。この状態は不安定で、パソコンが突然フリーズしたり、電源が切れたりすると、作成中のデータが失われてしまう危険があるんだよ。

例：Wordファイルをドライブに直接保存する手順

ポイント

Googleドライブへの保存方法はGoogleAppsマニュアルも参照してください

Q：インターネットが不安定なときは？
A：やむを得ずローカルに保存する場合は、作業終了後すぐにクラウドへアップロードし、PC電源断前に必ず確認する。

Q：作業中にPCがフリーズしたら？
A：クラウド保存なら自動保存分が残る可能性が高い。ローカル保存は復旧が難しいため、こまめなクラウド保存を徹底する。

対策案